Aanleiding: Overheveling van de persoonsgebonden provinciale bevoegdheden naar de Vlaamse overheid door Cultuurconnect.
Context:
1. Goedkeuring convenant tot toetreding bij het provinciaal bibliotheeksysteem: schepencollege 19 juni 2006; gemeenteraad 4 juli 2006 ref.17.0404.2721.3010.
2. Goedkeuring aanpassing convenant in verband met de aansluiting van de bibliotheek op het provinciaal bibliotheeksysteem: schepencollege 2 december 2013 ref.17.0324.5924.5435.
3. De Vlaamse overheid heeft het eengemaakt bibliotheeksysteem gegund (september 2017) aan het wereldwijd bibliotheek-samenwerkingsverband zonder winstoogmerk, OCLC/HKA; de bibliotheeksoftware heet WISE. WISE is een matuur product met een hedendaagse architectuur dat bewezen heeft de schaalgrootte van het eengemaakt bibliotheeksysteem aan te kunnen. Het bevat gestandaardiseerde processen en veel mogelijkheden voor collectiemanagement en marketing.
Het eengemaakt bibliotheeksysteem zorgt voor een centralisatie van het hele digitale gebeuren rond openbare bibliotheken (zie beschrijving in overeenkomst). In plaats van op lokaal of op provinciaal niveau te werken gaan de bibliotheken allen met eenzelfde systeem werken dat wordt opgevolgd, gecoördineerd en onderhouden door de Vlaamse overheid/Cultuurconnect.
Cultuurconnect zorgde voor de aanbestedingsprocedure, maakte de evaluaties en sloot de contracten met de leveranciers.
Er wordt een implementatieplanning opgesteld. Bibliotheek Nijlen zit in de migratiegolf 7: PBS Antwerpen januari 2021-juni 2021.
Dat betekent dat de bibliotheek een migratieperiode van enkele maanden zal moeten doorlopen, dat alle medewerkers moeten worden opgeleid en dat de randapparatuur zal moeten worden afgesteld.
Cultuurconnect sloot een contract af met Cipal/Brocade zodat de ondersteuning van PBS Antwerpen van 2018 tot en met 2020 verzekerd is.
De jaarlijkse kostprijs voor Nijlen gaat niet beïnvloed worden. De berekening gebeurt op basis van inwonersaantal en wordt in de overeenkomst vastgelegd.
De gemeente heeft een machtigingsaanvraag ingediend en verkregen.
Heel wat werkprocessen in de bibliotheek zullen kunnen worden verbeterd en gestroomlijnd; rekeninghoudend met de lokale autonome keuzes bvb. uitleenvoorwaarden, uitleengelden, boete, ... De samenwerkingsmogelijkheden met andere bibliotheken bvb lidmaatschap, IBL, ... zullen door de open architectuur van het nieuwe systeem haalbaarder worden.
Verder kunnen ook andere gemeentediensten baat hebben bij het nieuwe systeem: één van de vernieuwingsprojecten is de koppeling met het boekhoudsysteem, zodat inkomsten, uitgaven en de incasso-procedure automatisch uitgewisseld kunnen worden; een ander vernieuwingsproject is de ontwikkeling van een business intelligence tool om geavanceerde statistieken en rapporten te genereren als meetinstrumenten voor het beleid.
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeente Nijlen ondertekent de overeenkomst met Cultuurconnect betreffende het eengemaakt bibliotheeksysteem