In het voorjaar van 2017 kreeg de dienst budgetbeheer binnen het OCMW van Nijlen de kans om hun dossiers grotendeels te digitaliseren. De softwarefirma ontwikkelde nl. een nieuwe module “stavingsdocumenten” waardoor digitalisering mogelijk werd.
Na de nodige voorbereiding en een testfase ging in de zomer van 2017 de volledige dienst hiermee aan de slag. Alle facturen worden sindsdien ingescand en in het computerprogramma aan de correcte betaallijn “gekoppeld”.
Tegelijk werd in samenwerking met Pien Willems, archivaris gemeente Nijlen, grondig bekeken welke documenten moeten worden bewaard: op papier of enkel digitaal, door betrokkene zelf, termijnen, … Dit werd grondig uitgespit en qua wettelijkheid bekeken en mondde uit in duidelijke richtlijnen.
Tijdens de maanden januari tot april 2018 wordt de digitalisering afgerond, d.w.z. alle documenten i.v.m. schulden worden ingescand.
Nota Pien Willems 'Stavingsdocumenten pakket budgetbeheer'.
In het voorjaar van 2017 kreeg de dienst budgetbeheer binnen het OCMW van Nijlen de kans om hun dossiers grotendeels te digitaliseren. De softwarefirma ontwikkelde nl. een nieuwe module: “stavingsdocumenten” waardoor digitalisering mogelijk werd.
Na de nodige voorbereiding en een testfase ging in de zomer van 2017 de volledige dienst hiermee aan de slag. Alle facturen worden sindsdien ingescand en in het computerprogramma aan de correcte betaallijn “gekoppeld”.
Tegelijk werd in samenwerking met Pien Willems, archivaris gemeente Nijlen, grondig bekeken welke documenten moeten worden bewaard: op papier of enkel digitaal, door betrokkene zelf, termijnen, … Dit werd grondig uitgespit en qua wettelijkheid bekeken en mondde uit in duidelijke richtlijnen.
Tijdens de maanden januari tot april 2018 wordt de digitalisering afgerond, d.w.z. alle documenten i.v.m. schulden worden ingescand.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt eenparig het volgende besluit goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met deze manier van werken i.v.m. digitalisering binnen de dienst budgetbeheer.