Even geleden verscheen op Facebook een promofilmpje van de gemeente waarbij er publiciteit werd gemaakt voor "werken bij het gemeentebestuur".
Aangezien het niet altijd eenvoudig is om de juiste mensen te vinden voor het invullen van de vacatures, vinden we het gebruik van een filmpje wel een mogelijke interessante piste om dit in de schijnwerpers te zetten. Niettemin hebben we toch een aantal vragen en bedenkingen bij het filmpje en de aanpak ervan :
- Volgens het persartikel dat hierover verscheen, werd het initiatief genomen door de administratie. Het schepencollege zou niet op de hoogte geweest zijn van het initiatief. Waarom werd dit niet eerst besproken met het bestuur ? Waarom was er geen voorafgaande afstemming rond het principe van het gebruik van een filmpje, maar ook over de inhoud, de stijl en de kostprijs van het filmpje ?
- Hoeveel heeft dit filmpje gekost ? Binnen welk budget werd deze uitgave geboekt en viel deze uitgave binnen de bevoegdheid van diegene die hiertoe besliste. Aangezien het bestuur niet op de hoogte was, gaan we ervan uit dat de administratie op eigen houtje handelde. Vandaar de bijkomende vraag binnen welke delegatie van bevoegdheden dit initatief dan wel valt?
- Mensen die het filmpje bekeken moesten vaststellen dat op de website op dat ogenblik geen vacatures te vinden waren. Waarom werd een filmpje gelanceerd terwijl er op de website op dat ogenblik geen vacatures te vinden waren ? Dit is uiteraard bijzonder inefficiënt en onprofessioneel.
Antwoord en debat
Algemeen directeur Iris Mulkens antwoordt dat in het HR-meerjarenbeleidsplan 2019 – 2021, dat in 2018 werd goedgekeurd door college en vast bureau, vanuit de administratie duidelijk werd gecommuniceerd om in de toekomst met videoboodschappen te werken om potentiële kandidaten aan te trekken. Raadslid Verelst zou dit moeten weten want hij was lid van de beide organen. Het bestuur was dus wel degelijk op de hoogte. De inhoud en stijl werd inderdaad niet op voorhand besproken met het bestuur. Een filmpje op voorhand ter goedkeuring voorleggen is uiteraard niet makkelijk. Dit filmpje is pionierswerk. Dit is nu handig voor de omliggende gemeenten. De algemeen directeur heeft zeer veel positieve reacties gekregen. In heel veel gevallen is het zo dat het bestuur het beleid kiest en de administratie uitvoert.
De kostprijs van het filmpje bedraagt € 8 000,00 (inclusief btw). In die prijs zitten ook de 8 individuele filmpjes met getuigenissen van de medewerkers. Het bestuur heeft hiervoor ook een bestelbon goedgekeurd. Dit is eigenlijk niet zo duur, als je bekijkt dat een gemiddelde advertentie plaatsen in de Streekkrant/De Zondag +- € 4 000,00 (inclusief btw) bedraagt. Het filmpje werd bovendien opgepikt in de pers (GVA, Het Nieuwsblad en RTV) waardoor het lokaal bestuur gratis publiciteit heeft gekregen en werd ook via sociale media verspreid (Linkedin, Facebook, …) waarbij er een positieve respons viel te noteren.
Het klopt dat bij de lancering van het filmpje de vacatures niet op de website stonden. Dit had aan de ene kant beter geweest, maar aan de andere kant was het ook de bedoeling om spontane sollicitaties aan te trekken en dit is wel degelijk gelukt. 16 spontane sollicitaties op 2 weken tijd, wat veel meer is dan anders. Bovendien stonden er niet lang na de lancering van het filmpje wel vacatures op de website, die door de algemeen directeur nog eens in de verf werden gezet bij de interviews voor de krant en RTV. Het filmpje heeft zijn effect duidelijk niet gemist.
Raadslid Leo Verelst repliceert dat het feit dat iets is voorzien in de meerjarenplanning niet automatisch wil zeggen dat dit daarom wordt uitgevoerd. Dus het verwijt dat hij het dan maar moest weten vindt hij niet correct. Het bestuur wist het blijkbaar ook niet. Wat betreft andere gemeentebesturen verwijst hij naar de quote ‘beter een goede kopie dan een slecht origineel’. De andere besturen kunnen ervan leren. Wat betreft de goedkeuring van de bestelbon, waarbij het bestuur blijkbaar niet weet wat er wordt goedgekeurd is misschien een goede reden om de visumplicht van de financieel directeur toch lager te houden. Wat betreft de kost van de vacatures laat de algemeen directeur uitschijnen dat het filmpje een vervanging is van de publicatie van de vacatures, maar het lokaal bestuur is verplicht om per vacature te publiceren.
De algemeen directeur antwoordt dat die laatste opmerking klopt, maar er wordt wel getracht om publicaties zo veel mogelijk te bundelen om de kost te drukken. De algemeen directeur wou gewoon een vergelijking meegeven.
Raadslid Stijn Lemmens wil weten wat er juist is begrepen in de kostprijs van € 8 000,00, waarop de algemeen directeur antwoordt dat dit de prijs is voor het filmpje en de getuigenissen van de medewerkers. Die getuigenissen waren niet georchestreerd. De medewerkers hebben uit zichzelf verteld waarom ze graag bij het lokaal bestuur werken. Dit is een nieuwe manier van werven, want het spreekt potentiële medewerkers meer aan.
Raadslid Stijn Lemmens had begrepen dat er ook een broodjesmaaltijd was voorzien voor de medewerkers en dat sommigen hun uren mochten recupereren. Hij vraagt of dit ook in die € 8 000,00 zit.
De algemeen directeur antwoordt dat dit niet in die prijs zit, maar stelt dat zoiets natuurlijk ook een moment van teambuilding is.
Raadslid Lemmens is grote voorstander van teambuilding, maar dan is de kostprijs wel uit de context.
Schepen Bert Celis spreekt zich niet uit over de vraag van raadslid Verelst noch van raadslid Lemmens, maar hij werft vanuit zijn job al jaar en dag voor de overheid en vindt wat hij hier ziet schitterend. Deze aanpak van het HR-team en de algemeen directeur is een moderne manier van werven. Hij zegt hierbij zeer duidelijk dat hij het niet heeft over de procedure, maar het resultaat is een dikke ‘chapeau’ waard.