Terug Vast Bureau

Het beleidsplan Informatiebeheer 2019-2024 formuleert de noodzakelijke ambities voor het informatie- en het archiefbeheer van de gemeente Nijlen voor de komende vijf jaar.

Ten eerste wordt de juridische context geschetst waarin het informatie- en archiefbeheer van de gemeente zich bevindt.

Ten tweede geeft het plan de verantwoordelijkheden weer van de verschillende actoren binnen de organisatie inzake informatiebeheer.

Ten derde vertelt het beleidsplan op basis van de 'Leidraad Organisatiebeheersing' van Audit Vlaanderen de stand van zaken van de verschillende aspecten van het informatiebeheer van de organisatie. Op basis van deze zelfevaluatie worden nieuwe acties en een bijhorende planning voor de komende jaren voorgesteld.

Ten vierde duidt het plan verder dat de komende vijf jaar het informatiebeheer zich voornamelijk moet focussen op het verder uitrollen van de mappenstructuur en op de aansluiting bij het digitaal depot van Digitaal Archief Vlaanderen.

Het vast bureau bespreekt de agendapunten samen met de punten die door de raadsleden zijn toegevoegd van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn .

De bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn met betrekking tot de reglementen over personeelsaangelegenheden is geen exclusieve bevoegdheid en kan gedelegeerd worden naar het vast bureau.

De intentie om tweemaandelijks een update te sturen naar alle collega's van het gemeente- en ocmw personeel omtrent de invulling van het nieuwe organogram. Dezelfde timing zal ook gebruikt worden om het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau de meest recente stand van zaken te geven.

In een organisatie zijn er ondersteunende, kern- en managementprocessen: 

Kernprocessen zijn gericht op het afleveren van producten en diensten aan externen (vb. hulpverlening, afleveren van een E-ID);

Managementprocessen sturen de organisatie (bv. opmaak van het doelstellingenkader); 

Ondersteunende processen helpen bij de realisatie van de kernprocessen en de managementprocessen (bv. de continuïteit van de ICT-systemen verzekeren door back-ups te nemen). 

Processen die belangrijk zijn voor de realisatie van de doelstellingen of voor een goede dienst- en hulpverlening zijn sleutelprocessen.

De doelstelling van dit project is voor het lokaal bestuur gezamenlijk voor gemeente en OCMW aan organisatiebeheersing te doen van onze gedeelde management- en ondersteunende processen. Een organisatie waarvan de managementprocessen en de ondersteunende processen goed functioneren, voldoet immers aan de basisvoorwaarden voor een vlotte werking van de kernprocessen. Zij zijn ook essentieel voor de dienst- en hulpverlening aan de burger. Aanvullend is het uiteraard belangrijk om ook specifiek in te zetten op de beheersing van de kernprocessen.