Een organisatie is gestoeld op pijlers en daarom wordt voor de evaluatie gekeken of de (deel)doelstellingen gerealiseerd zijn aan de hand van deze pijlers.
Gaandeweg het project is het decreet Lokaal bestuur goedgekeurd en (deels) in werking getreden. Tegen 1 januari 2019 moet de ambtelijke integratie gerealiseerd zijn. In de evaluatie wordt tevens nagegaan of de nieuwe organisatie beantwoordt aan deze bepalingen van het decreet lokaal bestuur.
De pijlers , die besproken worden in de bijlage, zijn:
missie en visie
organisatiestructuur
middelen - infrastructuur
cultuur
producten en diensten
processen
2016 - 1e semester 2017: analyse en definitiefase
2e semester 2017 - 1e semester 2018: implementatiefase
2e semester 2018: evaluatie in MAT met opdracht dit terug voor te leggen begin januari gelet op nieuw bestuur
2019:
- 7 januari: update evaluatie voor nieuw bestuur voor projectgroep = MAT
- eind januari/ februari: stuurgroep = AD, FD en burgemeester
- februari: debat bestuur en MAT
- april: kennisname en goedkeuring bijsturen door CBS, VB
- mei: raden
- bijsturen en afronden project eind 2019
Bepalingen ambtelijke integratie decreet lokaal bestuur, inwerkingtreding 1 januari 2019.
In 2016 is het integratieproject gemeente en OCMW gestart onder leiding van de algemeen directeur.
Hoofddoel van dit project is:
Het bekomen van een gezamenlijke organisatie OCMW - gemeente, met aandacht voor eigenheid van elke organisatie, expertise en cultuur.
Deeldoelstellingen:
Geïntegreerde, transparante en klantgerichte dienst- en hulpverlening
Schaalvoordelen en efficiëntere werking.
De raad neemt kennis van de evaluatie van het integratieproject.
De raad neemt kennis van de bijsturing vanuit de evaluatie, teneinde het project te kunnen afronden tegen eind 2019. Per pijler wordt hierna vermeld wanneer het project kan worden afgesloten. M.a.w. wat zit nog in scope in de opdracht voor de algemeen directeur als projectleider en wat dus geen deel meer uitmaakt van het project.
Pijler 1. Missie en visie:
- wel in scope: opvolging dat de missie en visie er is in 2019
- niet in scope: opmaak missie en visie: dit zit in opmaak meerjarenplan.
Pijler 2. Organisatiestructuur:
- in scope: bijsturen van samenwerkingsmodellen zijnde (1) BKO in team Zorgverlening, (2) scholen en Facility qua poets en buschauffeurs en (3) Facility en team Sport en Ontspanning qua assistenten met specialisatie zaalwacht
- niet in scope: aanpassing meerjarenplanning personeel.
Pijler 3. Infrastructuur en middelen:
- in scope: opvolging dat verder wordt ingezet op digitalisering o.a. via 3 opdrachthouderschappen, die zijn toegekend in afwachting van expert digitaal en opvolging evaluatie staanbureaus (inzake ergonomie) en invoeren mogelijkheden reservatie stille werkplekken in Kessel inzake welzijn op het werk.
Pijler 4. Cultuur:
- In scope: opvolging analyse van huidige cultuur in kader van Great Place To Work en daaraan gekoppelde acties in functie van gewenste cultuur in 2019
- niet in scope: werken aan de gewenste cultuur: zit in nog op te maken HR meerjarenplanning 2021-2025.
Pijler 5. Producten en diensten:
- in scope: opvolging dat de organisatie per team en ploeg aan de slag gaat met het diamantbegrip ‘geïntegreerd’ en dit aan het ganse personeel in een toelichting in november 2019 communiceren
- niet in scope: verdere uitrol van 1 diamantbegrip per jaar in 2020-2025.
Pijler 6. Processen
- in scope: opvolgen opmaak RASCI’s tegen eind 2019 zodat rollen en verantwoordelijkheden zijn afgebakend voor ganse organisatie
- niet in scope: nieuwe functiebeschrijvingen en ontwikkelcirkels: is voor MJP in HR 2021-2025.