De personeelsformatie is het kader dat de opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen voor het lokaal bestuur bevat, en de ‘personele middelen’ vaststelt voor de uitvoering van het beleid dat is uitgetekend. Voor gemeente en OCMW (= lokaal bestuur) is een gezamenlijke formatie goedgekeurd en dit bij de goedkeuring van het nieuwe organogram, waarbij werd aangeduid welke functies behoren tot ofwel de gemeente ofwel het OCMW.
De formatie is sedert 1 januari 2019 niet langer een verplicht document. De raad - of na delegatie het college van burgemeester of schepenen of het vast bureau - kan de personeelsformatie opheffen en vervangen door een ander document, met name een personeelsplan. Daarbij dient bepaald te worden wat de juridische waarde is van dit plan, alsook eventuele delegatie naar een ander orgaan voor aanpassingen.
Om een goede dienstverlening van het lokaal bestuur te kunnen garanderen is een effectieve personeelsplanning van belang. Dit om toekomstige geplande aanwervingen of personeelsbehoeften te kunnen invullen, op basis van de verwachte uitstroom van personeel en/of op basis van de gemaakte beleidskeuzes in het bestuursakkoord en vertaald in de beleids- en beheerscyclus (BBC).
In het verleden werd hiervoor steeds voor een personeelsformatie gekozen, welk een verplicht op te maken document was. Dit was en is momenteel het bindend kader voor aanwervingen. Daarnaast is er een financiële vertaling in de meerjarenplanning opgenomen. De formatie en de financiële haalbaarheid is echter geen één op één. Bijgevolg zijn er functies vermeld in de formatie, waar geen budgetten voor voorzien zijn. Het idee hierachter was dat de functies al voorzien werden voor mogelijke latere invulling. Dit heeft echter volgende nadelen: (1) verkeerde verwachtingen omtrent open verklaringen van deze functies en (2) noden van lokaal bestuur wijzigen en de formatie is hierop niet altijd afgestemd qua voorziene functies.
Sinds de inwerkingtreding van het decreet over het lokaal bestuur is de formatie niet langer een verplicht op te stellen document. De formatie kan vervangen worden door een personeelsplan. Dit heeft als voordeel om de functies en financiële haalbaarheid op elkaar af te stemmen.
Er dient bekeken te worden wat de waarde is van dit personeelsplan.
Biedt het opnieuw een bindend kader waaraan de aanstellende overheid zich moet houden? Dan zal het bestuur bij de opmaak van dit personeelsplan moeten overleggen met de vakorganisaties, net zoals bij een personeelsformatie.
Wordt de personeelsformatie helemaal afgeschaft en niet vervangen, dan zal het bestuur nog altijd moeten overleggen met de vakorganisaties als het gaat om beleidskeuzes, zoals de keuze voor uitbreiding of inkrimping van een team of ploeg, met de daaraan gekoppelde (geplande) personeelsinzet. De Wet Vakbondsstatuut van 19. december 1974 blijft immers van toepassing. Stel dat vb. het bestuur de intentie heeft om meer in te zetten op mobiliteit en het gaat hier om een intentie om het personeelskader uit te breiden, dan moet er overlegd worden in het hoog overlegcomité (HOC).
Om te vermijden dat bij elke uitbreiding van functies terug een vakbondsoverleg nodig is, lijkt volgende werkwijze aangewezen:
- voorstel tot opmaak van een bindend (meerjaren)personeelsplan voor legislatuur 2020-2025 in overeenstemming de verwachte uitstroom van personeel en op basis van de gemaakte beleidskeuzes in het bestuursakkoord en vertaald in de beleids- en beheerscyclus (BBC): bevoegdheid raden na onderhandeling met vakbond. Het is een bindend kader, maar met mogelijkheid tot jaarlijkse aanpassingen.
- jaarlijks aanpassingen van dit personeelsplan om te voorzien in de toekomstige geplande aanwervingen of gewijzigde personeelsbehoeften: voorstel tot delegatie aan schepencollege en vast bureau, na onderhandeling met vakbond en daarna met jaarlijkse rapportage aan raden (stand van zaken toekomstige aanwervingen en overzicht van de huidige effectieve personeelsbezetting). Zo kan jaarlijks door het bestuur wijzigingen worden onderhandeld met de vakbond.
In elk geval zullen de aanwervingen steeds kaderen binnen de kredieten voorzien in de beleids- en beheerscyclus BBC.
Principieel akkoord in CBS en VB: mei 2019
Uitgangspunten meerjaren personeelsplanning als kader voor opmaak actieplannen en acties in MJP 2020-2025: juli 2019
Principieel akkoord in raden: september 2019
Onderhandelingen met vakbond voor personeelsplan: september - oktober 2019
Goedkeuring in CBS en VB: oktober - november 2019
Goedkeuring raden: december 2019
Decreet over het lokaal bestuur, in werking sedert 1 januari 2019.
De Wet Vakbondsstatuut van 19 december 1974. Het bestuur dient bij de opmaak van dit personeelsplan te overleggen met de vakorganisaties.
Het bestuur is principeel akkoord om de formatie af te schaffen en te vervangen door een personeelsplan.
Hierbij wordt volgende werkwijze gehanteerd:
- na onderhandeling met de vakbond wordt een bindend (meerjaren)personeelsplan goedgekeurd door de raad: voor legislatuur 2020-2025 in overeenstemming met de verwachte uitstroom van personeel en op basis van de gemaakte beleidskeuzes in het bestuursakkoord en vertaald in de beleids- en beheerscyclus (BBC). Het is een bindend kader, maar met mogelijkheid tot jaarlijkse aanpassingen.
Het bestuur is principeel akkoord om de formatie af te schaffen en te vervangen door een personeelsplan.
Hierbij wordt volgende werkwijze gehanteerd:
- jaarlijkse aanpassingen van dit personeelsplan om te voorzien in de toekomstige geplande aanwervingen of gewijzigde personeelsbehoeften: de raad delegeert deze bevoegdheid aan college, die hierover jaarlijks zal onderhandelen met de vakbond en daarna jaarlijks zal rapporteren aan de raad (stand van zaken toekomstige aanwervingen en overzicht van de huidige effectieve personeelsbezetting).