De gemeente Nijlen heeft de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen in 2014 goedgekeurd als algemeen kader voor het interne controlesysteem/organisatiebeheersing. De organisatie deed in 2015 een (aanzet tot) zelfevaluatie voor het thema ICT en informatiebeheer.
OCMW Nijlen heeft in april 2015 een kader voor interne controle/ organisatiebeheersing goedgekeurd. Op basis van het goedgekeurde kader voor interne controle heeft de organisatie, met ondersteuning van een externe consultant, een organisatiebrede zelfevaluatie uitgevoerd. Dit gebeurde op een gestructureerde en planmatige wijze waarbij de volledige organisatie werd betrokken. Door middel van de zelfevaluatie heeft de organisatie de fundamenten gelegd voor de verdere uitbouw van een beheerste organisatie.
In 2015 deed Audit Vlaanderen een audit, gelijktijdig voor de gemeente en het OCMW. Eén van de aanbevelingen was om in het licht van de integratie te komen tot een gezamenlijke organisatiebeheersing. Het project van de integratie van gemeente en OCMW is nog lopende t.e.m. eind 2019. Ondertussen is de integratie ver gevorderd en wordt systematisch samengewerkt voor en door beide organisaties. Na het aflopen van het project is het de bedoeling dat de algemeen directeur coördineert hoe er kan gekomen worden tot een gezamenlijk systeem voor organisatiebeheersing bij gemeente en OCMW. Hiervoor wordt dan ook gebruik gemaakt van het wettelijk kader van het nieuwe Decreet Lokaal bestuur, dat in voege ging op 1 januari 2019.
In afwachting van dit project rapporteert de algemeen directeur over de opvolging en uitwerking van de aanbevelingen van de audits van 2015 en dit jaarlijks aan het managementteam, het college, vast bureau en de gemeente- en OCMW raad.
In een organisatie zijn er ondersteunende, kern- en managementprocessen:
Kernprocessen zijn gericht op het afleveren van producten en diensten aan externen (vb. hulpverlening, afleveren van een E-ID);
Managementprocessen sturen de organisatie (bv. opmaak van het doelstellingenkader);
Ondersteunende processen helpen bij de realisatie van de kernprocessen en de managementprocessen (bv. de continuïteit van de ICT-systemen verzekeren door back-ups te nemen).
Processen die belangrijk zijn voor de realisatie van de doelstellingen of voor een goede dienst- en hulpverlening zijn sleutelprocessen.
De doelstelling van dit project is voor het lokaal bestuur gezamenlijk voor gemeente en OCMW aan organisatiebeheersing te doen van onze gedeelde management- en ondersteunende processen. Een organisatie waarvan de managementprocessen en de ondersteunende processen goed functioneren, voldoet immers aan de basisvoorwaarden voor een vlotte werking van de kernprocessen. Zij zijn ook essentieel voor de dienst- en hulpverlening aan de burger. Aanvullend is het uiteraard belangrijk om ook specifiek in te zetten op de beheersing van de kernprocessen.
Basis van dit alles is de leidraad organisatiebeheersing lokale besturen van Audit Vlaanderen. De gemeenteraad keurde dit als kader goed in april 2014 voor de gemeente, evenals de OCMW raad in april 2015 dit deed voor het OCMW. Thans is het aangewezen dat beide raden deze leidraad herbevestigen als kader voor een gezamenlijke organisatiebeheersing voor het lokaal bestuur Nijlen.
Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
Projectfiche : MAT maart 2019
Projectfiche: CBS en VB april/mei 2019
Leidraaid lokale besturen van Audit Vlaanderen als gezamenlijk kader voor organisatiebeheersing: raden in juni 2019
De gemeenteraad keurt de projectfiche goed voor het project organisatiebeheersing.
De leidraad organisatiebeheersing lokale besturen van Audit Vlaanderen wordt goedgekeurd als kader voor een gezamenlijke organisatiebeheersing voor het lokaal bestuur Nijlen.