Het huishoudelijk reglement van de buitenschoolse kinderopvang Dolfijn dient te worden aangepast om de werking te optimaliseren.
artikel 5.2
Na 2 kwartalen kunnen we de nieuwe aanvraagprocedure van het sociaal tarief gunstig evalueren. We bestendigen dit nu in het huishoudelijk reglement.
artikel 5.4
In overleg met team FAC werd besloten de wijziging aan artikel 5.4 met betrekking tot de maandelijkse facturatie pas in te laten gaan op 1 januari 2021. Team FAC wil de extra werklast die maandelijks factureren met zich meebrengt tot een minimum beperken. Daarom wordt het najaar gebruikt om samen met Reinaert (software kinderopvang), Cipal (software financiën), team zorg en team FAC te bekijken hoe de facturatie en de herinneringen zo digitaal mogelijk kunnen verlopen.
De redenen om over te stappen naar een maandelijkse facturatie zijn de volgende:
- De bedragen van de facturen worden kleiner, hierdoor verhoogt de betalingsgraad. Bij betalingsproblemen kan sneller worden ingegrepen.
- er moet per kwartaal kwartaalcijfers worden bezorgen aan Kind en Gezin, door een tweemaandelijkse facturatie loopt dit soms net midden in een facturatieperiode en kunnen geen volledige cijfers tijdig aan Kind en Gezin worden bezorgd.
- uit een benchmark blijkt dat de meeste lokale besturen maandelijks factureren.
Met de huidige software kan niet een deel van de facturen maandelijks en een deel tweemaandelijks worden verstuurd, er kan dus geen onderscheid worden gemaakt tussen grote en kleine facturen.
Aanbevelingen VVSG i.v.m. 6.2 (je mag een klacht uiten).
Er zijn wijzigingen nodig aan het huishoudelijk reglement van IBO Dolfijn om de werking van de kinderopvang te optimaliseren: artikels 1.2 (update gegevens contactpersonen), 2.2 (kinderen met extra zorgnood, gesprekken met externe partners en scholen), 2.3 (inschrijven voor schoolvrije dagen), 2.5 (wijzigen opvangplan kan tot 5 werkdagen voor collectieve zomersluiting), 5.2 (aanvragen sociaal tarief), 5.3.3 (boeteregeling), 5.4 (maandelijkse factuur), 6.2 (klachten en complimenten via website), 6.3 (foto's op fotoportaal website huis van het kind) .
De wijzigingen aan 5.4: maandelijks factureren in plaats van tweemaandelijks gaan pas in vanaf 1 januari 2021.
Dit werd besproken met team FAC.
De gemeenteraad geeft goedkeuring aan het gewijzigde huishoudelijk reglement. Het aangepaste huishoudelijk reglement gaat in op 2 september 2020, behoudens artikel 5.4 dat ingaat op 1 januari 2021.