2020_VVB_00008 - Toegevoegd agendapunt van raadslid Manuela Verbist: Organisatie van raads- en bestuurscommissies

Voorstel

We zijn bijzonder tevreden dat er in de maand juni heel wat raadscommissies werden georganiseerd. Daarmee wordt tegemoetgekomen aan de reeds lang bestaande verzuchting van alle oppositiepartijen om meer betrokken te worden bij het bestuur van onze gemeente. 

Wij hopen dat er op dit elan zal verder gewerkt worden en dat er op regelmatige basis commissies zullen samengeroepen worden.  

Een korte evaluatie van de voorbije vergaderingen leert ons evenwel dat er nog een aantal zaken kunnen verbeterd worden en die willen we toch even graag aan de gemeenteraad voorleggen : 

• We stellen vast dat voor heel wat agendapunten geen enkele documentatie in de vorm van bijlagen aanwezig is in Green Valley. De commissieleden hebben dan ook niet de mogelijkheid om zich grondig voor te bereiden op de commissie. Dit komt een vlot en efficiënt verloop van de commissie zeker niet ten goede. Wij willen dan ook graag het engagement vragen van de schepenen om de agendapunten zo grondig mogelijk te documenteren. 
• We stellen vast dat een aantal agendapunten louter kennisnemingen zijn. Kennisnemingen van beslissingen die reeds genomen zijn, terwijl het juist de taak is van de commissie om een voorafgaand advies te geven over te nemen beslissingen. Raads- en bestuurscommissies zijn bij uitstek het middel om participatie van alle gemeentelijke vertegenwoordigers van de bevolking te realiseren. 
• We zien ook graag wat meer consistentie over de commissies heen. Voor sommige commissies wordt de vraag gesteld om op voorhand agendapunten aan te brengen.  Helaas gebeurt dit niet elke keer. Voor andere commissies gebeurt dit helemaal niet. Op de ene commissie staat steeds een rondvraag op de agenda, op andere commissies dan weer niet. 
• We stellen ook vast dat verslagen van vergaderingen soms pas maanden later binnen komen terwijl er toch is afgesproken om dit binnen een korte tijdspanne te doen.
• Tenslotte worden soms, onder tijdsdruk, punten te snel afgehaspeld of komen we zelfs niet meer toe aan een grondige behandeling van alle punten. 

We zouden willen vragen om deze evaluatie tijdens het eerstvolgende fractieleidersoverleg verder te bespreken. Om dan samen, over alle partijen heen, te komen tot een aantal gedragen afspraken over de organisatie van de vergaderingen van de diverse raden en commissies.

Antwoord door schepen Ferdi Heylen

Bedankt alvast voor uw evaluatie.

Inderdaad, agendapunten van commissies, waarbij een beslissing gevraagd wordt, dienen best voldoende gedocumenteerd te zijn. Ik heb weinig meldingen dat het niet zo zou zijn en denk dat dit in de meeste gevallen wel gebeurd.  Anderzijds kan ik me voorstellen dat men in een aantal gevallen liever eerst een toelichting, duiding, geeft om te voorkomen dat toegevoegde documentatie mis begrepen wordt. Soms wil men ook louter peilen naar de mening, of ideeën, van raadsleden alvorens men tot een voorstel wil komen dat voldoende draagvlak heeft. Of men wil raadsleden gewoon op de hoogte brengen van een aantal beslissingen of voorstellen. Raadsleden mogen natuurlijk de voorzitter of bevoegde schepen altijd vragen om iets op de agenda te plaatsen bij een volgende vergadering of om een variapunt toe te voegen. 

In elk geval kan een evaluatie van de commissies op het fractieoverleg besproken worden. Als daar tot een gezamenlijk standpunt kan gekomen worden of afspraken kunnen gemaakt worden kan daarmee rekening worden gehouden.

Op het volgende fractieleidersoverleg zullen we de deontologische code terug bekijken. We zullen dan ook de raads-  en bestuurscommissie evalueren.

Voor raadslid Manuela Verbist moet er niet gestemd worden over dit punt.