Het lokaal bestuur heeft de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen in de zitting van de raden van 11 juni 2019 goedgekeurd als algemeen en gezamenlijk kader voor organisatiebeheersing.
In 2015 deed Audit Vlaanderen een audit, gelijktijdig voor de gemeente en het OCMW. Eén van de aanbevelingen was om in het licht van de integratie te komen tot een gezamenlijke organisatiebeheersing. Het project van de integratie van gemeente en OCMW is afgerond eind 2019 en gerapporteerd aan de raden. In navolging is er nieuw project lopende onder leiding van de algemeen directeur om gezamenlijk aan organisatiebeheersing te doen. Dit project is goedgekeurd in dezelfde raden van 11 juni 2019.
In afwachting van het lopende project rapporteert de algemeen directeur over de opvolging en uitwerking van de aanbevelingen van de audits van 2015 en dit jaarlijks aan het managementteam, het college, vast bureau en de gemeente- en OCMW raad. Tevens wordt een stand van zaken van het lopende project gegeven.
De realisatie van de aanbevelingen vanuit Audit Vlaanderen is lopende. Dit blijkt uit de bijlage, welke een stand van zaken van de uitvoering weergeven.
Dit kadert in de organisatiebeheersing, die wordt opgevolgd door de algemeen directeur en dit gezamelijk voor gemeente en OCMW.
Tevens wordt kennisgenomen van volgende stand van zaken van het project organisatiebeheersing, met enkele quick wins, die gerealiseerd worden tijdens het project.
Het project bevat diverse mijlpalen:
Mijlpaal 1 van het project is afgerond in november 2019. Het betreft de voorbereiding met een plan van aanpak voor de zelfevaluatie, alsook communicatie ervan en draagvlak bij de medewerkers via de projectgroep.
Als basis van de zelfevaluatie dient uiteraard de leidraad lokale besturen van Audit Vlaanderen, zijnde het gezamenlijk kader voor organisatiebeheersing, te worden gebruikt.
De leidraad voorziet volgende 10 thema’s:
• Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR); • Belanghebbendenmanagement (BHM); • Monitoring (MON); • Organisatiestructuur (ORG); • Human resources management (HRM); • Organisatiecultuur (CUL); • Informatie en communicatie (ICO); • Financieel management (FIM); • Facilitymanagement (FAM); • Informatie- en communicatietechnologie (ICT).
Mijlpaal : zelfevaluatie met als doel sterke en verbeterpunten te kennen per thema: november 2019 - november 2020: is lopende
Er zijn reeds 4 thema's aan bod gekomen in de projectgroep en per thema worden hierna de quick wins ter kennisname voorgelegd.
Thema 1 doelstellingen, proces- en risicomanagement:
- Missie en visie ganse organisatie, alsook visie dienstverlening is al meermaals aan bod gekomen op de toelichting algemeen directeur. Kan nog beter door iedereen gekend zijn. Om dit te realiseren is dit intussen ook als item terug te vinden op intranet.
- Intranet is rode draad voor interne communicatie en is regelmatig binnen projectgroep aangegeven om items hierop te plaatsen. Intussen hebben ook medewerkers zonder mailadres van de gemeente toegang tot intranet via tablets, die op elke locatie ter beschikking zijn. Zij kregen ook opleiding hiervoor.
- Evaluatie opmaak meerjarenplanning, waarbij aanbevelingen zijn gegeven voor de aanpassing van het meerjarenplan: o.a. timing ruimer nemen voor voorbereiding. Financieel directeur zal een aangepast tijdspad uitzetten voor aanpassing meerjarenplan.
- Het blijft nodig dat de communicatieambtenaar voor elke schoolvakantie een checklist uitstuurt wat er moet in orde gebracht worden voor back-up en kennisoverdracht bij afwezigheid.
- Elk project afsluiten met een overgang naar reguliere werking en het aanduiden van de 'R' (= verantwoordelijke medewerker) die niet noodzakelijk de projectleider hoeft te zijn. Voortaan volgt MBO op dat mijlpalen van projecten worden geagendeerd op MAT, alsook bij afsluiten van project de overgang naar de reguliere werking.
Thema 2 belanghebbendenmanagement:
- Opmaak realistische afsprakennota tussen bestuur en administratie, die door beiden wordt toegepast en waar elkeen elkaar op kan aanspreken. Hierin o.a. structureel overleg of elkaar informeren voorzien. Intussen is de afsprakennota goedgekeurd in debat tussen bestuur en MAT. Hierin is o.a. voorzien dat voor bespreekpunten voortaan in het besluit wordt vermeld wanneer dit besproken is tussen schepen/ burgemeester en medewerker. Zo kan dit beter opgevolgd worden.
- Vanuit MBO: in kader van alle intergemeentelijke samenwerkingsvormen: aanduiden van ambtelijk verantwoordelijke om dit op te volgen, in samenspraak met politiek afgevaardigde rond samenwerking, bekomen van verslagen, wie volgt wat op, kennis delen via intranet : dit is uitgewerkt en lopende.
- procedure voor klachten, meldingen en complimenten al meermaals aan bod gekomen op toelichting algemeen directeur. Kan nog beter door iedereen gekend zijn. Om dit te realiseren, is dit intussen ook als item terug te vinden op intranet.
Thema 3: monitoring
- opvolging acties uit meerjarenplanning met indicatoren: de methodiek bepalen en daarna indicatoren: dit is lopende.
Thema 4: financieel management
- 3-maandelijks rapportage van gecentraliseerde budgetten, gelet op nieuwe werkwijze in meerjarenplanning, aan managementteam door financieel directeur.
- Flow gecentraliseerd communicatiebudget is uitgewerkt, maar nog niet bij iedereen gekend. Is toegevoegd als item aan intranet.
- Flow uitwerken voor online aankopen: lopende.
- e-facturatie: lopende.
Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur, in werking sedert 1 januari 2019.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het decreet over het lokaal bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
- kennisname aan MAT/college/vast bureau : juni 2020
- toelichting aan raden : juni 2020
- communicatie aan personeel: via COMMA (overzicht van juni)
Er wordt kennis genomen van de stand van zaken van de uitvoering van de aanbevelingen van Audit Vlaanderen.
Dit wordt beschouwd als een rapportage door de algemeen directeur in het kader van de organisatiebeheersing.
Tevens wordt kennisgenomen van de stand van zaken van het project organisatiebeheersing met enkele quick wins tijdens de looptijd van het project.