2021_GR_00192 - Projectsubsidie vrije tijd - Goedkeuring

In de beheers- en beleidscyclus is de ontwikkeling van een projectsubsidie vrije tijd voorzien.

Tijdens verschillende overlegmomenten van de afdeling sociaal en vrije tijd is het reglement opgesteld. De betrokken schepenen kregen tijdens deze overlegmomenten ook de mogelijkheid om mee te denken en input te geven.

De verschillende adviesraden hebben inspraak gekregen na de principiële goedkeuring. 

Benchmark

In overleg met het afdelingshoofd sociaal en vrije tijd heeft de klantenadviseur sport in september 2020 werk gemaakt van de benchmark van subsidiereglementen van andere gemeenten. 

Van voorstel tot reglement

Eind september 2020 is er een eerste versie opgemaakt door de klantenadviseur sport en op 22 september 2020 besproken met de cultuurbeleidscoördinator. 

Op 29 oktober 2020 is er een afdelingsoverleg sociaal en vrije tijd georganiseerd waar de tijd is genomen om alle reglementen in detail te overlopen en te bespreken.

Op 19 november 2020 is het definitieve voorstel door de klantenadviseur sport aan de collega's van de afdeling sociaal en vrije tijd bezorgd en besproken.

Op 1 december 2020 is het definitieve voorstel door de klantenadviseur sport aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd. Op die manier krijgen alle leden van het college van burgemeester en schepenen de tijd om zich voor te bereiden en het reglement af te toetsen met hun achterban. 

Op 27 april 2021 is er na enkele overlegmomenten met de afdeling sociaal en vrije tijd en de schepenen een definitief voorstel afgerond.

Na opmerkingen op het MAT van 11 mei 2021 is een definitief reglement opgemaakt.

Na overleg met de voorzitter van de gemeenteraad zijn op 16 september 2021 nog enkele verduidelijking aangebracht.

Belangrijke keuzes binnen het reglement

Algemene bepalingen

Het reglement geldt voor lokale samenwerkingsverbanden of Nijlense inwoners met een projectvoorstel.

De afdeling sociaal en vrije tijd kiest ervoor om een "uniek project" niet te definiëren om alle ideeën een kans te geven en de indieners niet al in een bepaalde richting te sturen. 

Doel

Met het reglement “projectsubsidie vrije tijd” wil lokaal bestuur Nijlen het maatschappelijke belang van personen en verenigingen die samenkomen, samenwerken en initiatief nemen, benadrukken en waarderen met een financiële en bijkomende ondersteuning.

Wie kan een subsidie aanvragen:

De persoon of groep die een project aanvraagt moet minimaal één Nijlense inwoner, één Nijlense groep inwoners of een Nijlense vereniging zijn.

Commerciële instellingen, handelszaken, politieke partijen en zelfstandigen worden uitgesloten van deze subsidies.

Belangrijkste criteria:

Het project tracht aan volgende criteria te beantwoorden. Inzetten op deze criteria verhoogt de kans op toekenning van een subsidiebedrag.

• Het project is uitzonderlijk en uniek en overstijgt de dagelijkse werking.
• Het project is vernieuwend en/of experimenteel. Het geeft een socioculturele insteek en/of legt de nadruk op gemeenschapsvorming en/of richt zich naar nieuwe doelgroepen (hier kan koppeling met thema’s sterk merk) of brengt verenigingen, initiatieven en/of individuen samen.
• Het project heeft een duurzame karakter. De SDG’s (duurzame ontwikkelingsdoelstellingen) bieden hier een houvast en inspiratie ((https://www.sdgs.be/nl).
• Het project streeft naar een optimale toegankelijkheid voor alle bezoekers, inclusief personen met een functiebeperking, bv. parkeerplaatsen dicht bij de ingang, aangepaste toiletten.
• Het project ontvangt geen andere financiële ondersteuning van lokaal bestuur Nijlen.
• Het project moet op het grondgebied van Nijlen plaatsvinden.
• Het project brengt lokaal erfgoed onder de aandacht. 
• De organisator moet ook een evenementenvergunning aanvragen via het lokaal bestuur

Subsidiebedrag

Het bedrag van de subsidie wordt bepaald:

Toegewezen bedrag: op basis van de projectbegroting krijgt elk goedgekeurd een bedrag toegewezen.

Definitief bedrag: het definitief uitgekeerde bedrag wordt bepaald op basis van de eindafrekening en het evaluatiedossier. Het oorspronkelijk toegekend bedrag kan dus nog wijzigen afhankelijk van de kosten en inkomsten.

Een goedgekeurd projectvoorstel kan rekenen op een minimale subsidie van € 250,00 en een maximale subsidie van € 5 000,00. 

Procedure

Aanvraag: Een project kan jaarlijks ingediend worden:

• Voor 1 januari voor projecten die starten vanaf 1 april van dat kalenderjaar;
• Voor 1 mei voor projecten die starten vanaf 1 september van dat kalenderjaar;
• Voor 1 september voor projecten vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar. 

Beoordeling: De aanvragen worden behandeld door een beoordelingscommissie. De commissie bestaat uit de jeugdconsulent, cultuurbeleidscoördinator en de klantenadviseur sport. Deze commissie kan steeds aangevuld worden met experten of leden vanuit de verschillende adviesraden. De projecten worden ook altijd ter kennis gegeven aan de sectorale adviesraad waar het project thuis hoort.

Voorschot: elk goedgekeurd project ontvangt een voorschot van € 250,00. Het voorschot wordt uitbetaald binnen de maand na de goedkeuring.

Evaluatiedossier: de evaluatie bevat minimaal een inhoudelijk en financieel verslag, ingediend via de online tool die door het lokaal bestuur Nijlen ter beschikking wordt gesteld.

Het evaluatiedossier bevat minstens volgende bewijsstukken:

• Een volledige eindafrekening met facturen op naam van de organisatie/het project;
• Flyer of affiche en printscreen van de online communicatie;
• Foto’s van de activiteit;
• Persartikels, indien van toepassing.