Het huidige reglement rond buurtfeesten is te vinden in de bijlage. De procedure in verband met een buurtfeest gaat als volgt:
Aangezien de huidige coronacrisis een zware impact heeft op de lokale handel werd er nagedacht om het reglement rond buurtfeesten aan te passen zodat we ook onze lokale handelaars kunnen steunen. Hieruit kwam het voorstel naar boven om de financiële ondersteuning van € 125,00 op te splitsen in enerzijds een Nijlense cadeaubon van € 25,00 en anderzijds een subsidie van € 100, om gemaakte kosten te dekken.
In het kader van deze aanpassing werd het reglement in zijn geheel nog eens onder de loep genomen door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd. In bijlage is een voorstel voor een aangepast reglement toegevoegd, met in het geel gemarkeerd de voorgestelde wijzigingen. Hieronder worden de gevraagde wijzigingen kort toegelicht:
Er staat duidelijk aangegeven dat er maar 1 keer per jaar financiële ondersteuning verkregen kan worden, maar het was niet vastgesteld hoe vaak men logistieke ondersteuning (bv. uitleendienst) kon verkrijgen. Het gebeurt nu al dat sommige comités twee keer per jaar een buurtfeest organiseren, dus vandaar het voorstel om op te nemen dat dit twee keer per jaar kan aangevraagd worden bij een goedgekeurd buurtfeest.
Deze aanpassing werd hierboven al kort toegelicht. Met de cadeaubon kunnen ze dus kleinere aankopen doen bij een lokale handelaar, terwijl er nog altijd een aanzienlijke financiële tegemoetkoming blijft om achteraf grotere organisatiekosten te dekken.
Ter verduidelijking van het vorige puntje worden ook deze twee kosten specifiek benoemd dat ze niet in aanmerking komen voor de financiële ondersteuning.
Tot slot wordt er ook nog een wijziging voorgesteld in verband met de subsidie voor Vlaanderen Feest in het kader van de Vlaamse Feestdag. In het huidige reglement staat het als volgt omschreven:
Buurtfeesten die vallen in de periode, waarin men beroep kan doen op de feestcheques van de Vlaamse overheid in het kader van Vlaanderen Feest (11 juliviering), zijn eveneens uitgesloten van financiële ondersteuning.
De afdeling Sociaal en Vrije Tijd stelt voor om hier het volgende aan toe te voegen:
Indien de aanvraag voor een feestcheque van de Vlaamse overheid geweigerd wordt, kan het buurtfeest alsnog de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur verkrijgen. Op voorwaarde dat de aanvraag voor een Vlaamse feestcheque correct en tijdig werd ingediend en er een bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Deze aanvraag wordt verder behandeld door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en wordt ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
Het voorstel om de financiële ondersteuning van € 125,00 op te splitsen in een Nijlense cadeaubon van € 25,00 en een subsidie achteraf van € 100,00 kan goedgekeurd worden. De klantenadviseur aanbod cultuur en erfgoed heeft de ingediende bewijsdossiers van vorig jaar naast mekaar gelegd en hier blijken de kosten voor de huur van een tent of een springkasteel het vaakst voorkomen. Aangezien dit ook de hoogste kosten zijn en niet altijd te verkrijgen binnen Nijlen is het belangrijk dat de subsidie van € 100,00 voor gemaakte kosten toch behouden blijft. Verder waren ook geregeld kleine kosten voor allerlei benodigdheden en deze aankopen zouden dan kunnen gebeuren door middel van de cadeaubon. Tegelijkertijd worden hiermee ook de Nijlense handelaars gesteund die het zwaar te verduren hebben met de hele coronacrisis.
Aangezien ze de cadeaubon vooraf krijgen (na de goedkeuring van de aanvraag), is het gewenst om hier een kleiner bedrag aan te hangen omdat we niet volledig kunnen controleren wat er met de bon aangekocht wordt. De financiële tegemoetkoming van € 100,00 wordt pas toegekend na het indienen van een volledig bewijsdossier, dus hier wordt de controle wel behouden.
De rest van de wijzigingen aan het reglement worden hieronder toegelicht:
Buurtfeesten uit dezelfde straat of buurt kunnen in principe meermaals per jaar plaatsvinden, echter kan er maar 1 keer financiële ondersteuning verkregen worden. Over logistieke ondersteuning (bv. uitleendienst) werd er niets vermeld in het reglement, daarom wordt er voorgesteld om dit twee keer per jaar mogelijk te maken. Het gebeurt nu al af en toe dat een buurt of straat twee keer per jaar een buurtfeest organiseert en hierbij logistieke ondersteuning krijgt.
Deze aanpassing werd hierboven al toegelicht.
In het nieuwe reglement zouden we duidelijk willen specifiëren dat enkel de kosten voor de huur van techniek of infrastructuur in aanmerking komt voor terugbetaling. Hiermee willen we ervoor zorgen dat de subsidie enkel gebruikt kan worden voor organisatiekosten voor het buurtfeest. Hiermee sluiten we bijvoorbeeld uit dat er bv. een koffiemachine gekocht wordt dat daarna naar huis gaat met één van de leden.
Dit sluit aan bij het vorige puntje. Het is niet de bedoeling dat er zaken aangekocht worden om ze daarna te verkopen aan deelnemers voor eigen gebruik. Idem in verband met de aankopen voor technische installaties en dergelijke, die daarna ook nog voor eigen gebruik zouden kunnen dienen.
Indien de aanvraag voor een feestcheque van de Vlaamse overheid geweigerd wordt, kan het buurtfeest alsnog de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur verkrijgen. Op voorwaarde dat de aanvraag voor een Vlaamse feestcheque correct en tijdig werd ingediend en er een bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Deze aanvraag wordt verder behandeld door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en wordt ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college
In het geval dat een buurtfeest zijn aanvraag voor een Vlaamse feestcheque geweigerd ziet worden en daardoor de nodige financiën ziet wegvallen, kan het alsnog aanvragen om de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur te verkrijgen. Op voorwaarde dat de aanvraag naar Vlaanderen correct en tijdig werd ingediend en het bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Dit alles wordt dan bekeken door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Op die manier kan het lokaal bestuur buurtfeesten die de subsidie mislopen toch ondersteuning bieden.
De gemeenteraad keurt onderstaande aanpassingen aan het reglement goed: