2021_GR_00090 - Jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing - nieuw actieplan - Kennisneming

- kennisname aan MAT/college/vast bureau : mei 2021

- toelichting aan raden : juni 2021

- communicatie aan personeel via digitale toelichting van algemeen directeur

Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur, in werking sedert 1 januari 2019.

Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Het decreet over het lokaal bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:

1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst; 
2. de wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt.

Het lokaal bestuur heeft de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen in de zitting van de raden van 11 juni 2019 goedgekeurd als algemeen en gezamenlijk kader voor organisatiebeheersing. 

In februari 2021 hebben de raadsleden kennis genomen van het rapport van Audit Vlaanderen dat de actiepunten uit de audits voor gemeente en het OCMW van 2015 zijn opgevolgd. Er waren nog slechts 2 openstaande aanbevelingen, die zijn opgenomen in het nieuwe actieplan. Dit plan is het resultaat van het project organisatiebeheersing, dat thans is afgerond. 

In het kader van het project organisatiebeheersing heeft de algemeen directeur de gekozen acties  omgezet in een nieuw plan van aanpak met telkens een realistische planning, alsook met aanduiding van een verantwoordelijke medewerker voor de uitvoering ervan. 

Dit plan (zie bijlage) omvat:

- acties, voorgesteld vanuit de projectgroep organisatiebeheersing, MAT en college/vast bureau;

- de nog openstaande aanbevelingen van de audits van 2015 worden hierin verwerkt, zijnde verfijnen van de monitoring en inzetten op een gezamenlijke  feedbackcultuur;

- melding  van de lopende audits op de aankoopprocedure en contractenbeheer enerzijds en digitale dienstverlening anderzijds door Deloitte. In een volgende rapportage zal hierover worden teruggekoppeld;

- aanbevelingen voor team Hulpverlening van de inspectie door POD MI.

Met dit plan van aanpak kan het project worden afgesloten en de overgang worden gemaakt naar de reguliere werking.

In het kader van organisatiebeheersing is het de taak van de algemeen directeur om dit plan van aanpak in de reguliere werking op te volgen en hierover jaarlijks te blijven rapporteren in de raden van juni. Ter voorbereiding hiervan zullen ook steeds het managementteam en de leden van het college/vast bureau worden geïnformeerd.