2022_GR_00131 - Gemeente zonder Gemeentehuis - samenwerking met stad Gent omtrent het project VLAG - Bekrachtiging

Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).

Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën.

Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten.

Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en september 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 EUR subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 EUR subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie).

Dit besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 6 met uiterste indiendatum 9 september 2022. Projectvoorstellen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 6 staat open voor projecttype 3 (transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie) en voor de 3 thema's:

• de innovatieve dienstverlening aan burgers, ondernemers en verenigingen

• de digitale democratie

• de werkplek van de toekomst.

Er werd geoordeeld het volgende project in te dienen in oproep 6 van het subsidieprogramma GzG met stad Gent als penhouder en gemeente Nijlen als partner:

VLAG: Volgen van Linkende Asset Gegevens (thema Innovatieve Dienstverlening).

In wat volgt lichten we voor dit projectvoorstel volgende zaken toe: de uitdagingen, de doelstelling van het project, de samenwerkingsverbanden en de financiering. Voor dit dossier vragen wij goedkeuring opdat de samenwerkingsovereenkomst en de verklaring op eer kan ondertekend worden. Deze documenten zijn nodig om het projectvoorstel door de penhouder te laten indienen bij het Agentschap Binnenlands Bestuur voor het Gemeente Zonder Gemeentehuisvoorstel VLAG.

De deadline voor het indienen van de projectaanvraag in het kader van oproep 6 van 'Gemeente zonder gemeentehuis' is 9 september 2022. Een samenwerkingsovereenkomst tussen de penhouder (Gent) en alle deelnemende besturen (o.a. Nijlen) is nodig zodat stad Gent de projectaanvraag correct kan indienen.

Stad Gent vraagt een ondertekende samenwerkingsovereenkomst tegen 2 september. Het college verleende haar goedkeuring in haar zitting van 29 augustus 2022.

De beoordelingsperiode loopt van 12 september tot 12 oktober 2022.  

Indien het project wordt goedgekeurd zal het in januari 2023 starten.

Het project loopt van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2025.

Met het VLAG-project (Volgen van Linkende Asset Gegevens) wensen we een geheel aan verbeteringen te realiseren van dienstverlening die te maken heeft met 'assets' aanwezig op het openbaar domein. Met 'assets' bedoelen we in eerste instantie verkeerssignalisatie (verkeersborden en wegmarkeringen). Het project legt ook de basis voor straatmeubilair, paaltjes, bomen, … Het op grote schaal beheren van 'assets' en daaraan gekoppelde dienstverlening in de openbare ruimte aan de burger stelt lokale besturen en Vlaanderen voor uitdagingen, zoals:

Ontzorgen (‘No wrong door’):
bvb. een burger meldt een gevaarlijke situatie door schade aan een verkeersbord maar weet niet waar dit te melden, weet niet wie elk verkeersbord beheert

Klantvriendelijkheid:
bvb. een burger vraagt een parkeerplaats aan voor een persoon met een beperking maar kan de stand van zaken niet opvolgen

Transparantie: 

bvb. een burger wil een parkeerboete betwisten omdat het verbodsbord er volgens hem niet stond en niet wettelijk is, maar moet de informatie via mail opvragen bij de overheid

Efficiëntie (Only once): 

bvb. een wegbeheerder (lokaal bestuur, Agentschap Wegen en Verkeer, …) wenst een beeld te krijgen op uitgevoerde onderhoudswerken aan een specifiek verkeerslicht, maar moet de info in verschillende onderhoudsdossiers opzoeken

bvb. een wegbeheerder wenst een nieuwe verkeerssituatie in te plannen en moet hiervoor zowel een signalisatieplan (tekening) als een aanvullend verkeersreglement (tekst) opmaken, terwijl het aanvullend verkeersreglement zou kunnen gegenereerd worden vanuit het signalisatieplan

Momenteel kunnen veel van deze uitdagingen moeilijk opgepakt worden omdat niet alle data voldoende gestandaardiseerd is in een informatiemodel (OSLO, OTL - objecttypenbibliotheek, …) en beheersystemen deze standaarden nog onvoldoende volgen en gebruiken. De grote onderliggende uitdaging voor dit project is dan ook het genereren, gebruiken en koppelen van gestandaardiseerde en gestructureerde data binnen digitale systemen. Deze uitdagingen vereisen een grootschalige transformatie.

Projectdoelstellingen: 

1. We ontwikkelen een minimale gebruiksvriendelijke tool waar wegbeheerders centraal verkeerssignalisatie en wegmarkeringen kunnen intekenen. 
2. We zorgen ervoor dat op basis van ingetekende signalisatieplannen aanvullende verkeersreglementen zo goed als automatisch gegenereerd worden.
3. We linken alle informatie gerelateerd aan een infrastructuurelement tussen digitale systemen, bvb. verkeersbord met (status van) een gekoppeld besluit, verkeersbord met (status van) een gekoppeld werkorder of melding.
4. We zorgen ervoor dat alle beschikbare informatie over bepaalde digitale assets gekend, opvraagbaar, beschikbaar, bruikbaar en koppelbaar worden, ook als open data (datafundament voor 1), 2), 3) en 5).
5. We ontwikkelen nieuwe concepten rond de uitdagingen Ontzorgen, Klantvriendelijker, Transparantie en Efficiëntie. Hiervoor introduceren we in bestaande en nieuwe digitale systemen diverse soorten infrastructuurelementen als 'gelinkte assets'. We toetsen deze concepten aan realiteit en haalbaarheid, door in bestaande applicaties en platformen werkende prototypes/MVP's te ontwikkelen die dergelijke koppelingen implementeren (bvb. Gelinkt Notuleren, Greenvally Notula (eBesluitvorming), Kodision TriplEForms, de Gentse ontwikkelingen rond het meldingsplatform en RADAR, …)
6. We delen maximaal kennis (uitgetekende processen, informatiemodellen, rapport best practices, voorbeeldbestekken, …) met andere besturen en overige wegbeheerders, om hefboomeffect, opschaalbaarheid en duurzaamheid te garanderen.

VLAG bestaat uit twee grote onderdelen. In elk deel worden parallel in totaal 10 mijlpalen gerealiseerd:

Deel 1: Realisaties verkeerssignalisatie en aanvullende reglementen

Mijlpalen: (1) Procesbeschrijvingen levensloop verkeerssignalisatie → (2) Datastandaarden → (3) Databank met verkeerssignalisatie → (4) Tools intekenen verkeerssignalisatie → (5) Aanvullende reglementen automatisch genereren (koppeling IRGN)

Deel 2: Gelinkte assets in bestaande/nieuwe digitale systemen - concepten, prototypes/MVP's en feedback

Mijlpalen: (6) Procesbeschrijvingen: koppelen 'assets' aan processen en acties in levensloop → (7) Linkende Assets (L.A.) in Dossierafhandelingssystemen → (8) L.A. in Meldingen →  (9) L.A. in Lokale besluiten → (10) L.A.in Aanvragen.