Het project 'Gemeente zonder Gemeentehuis' kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan.
Om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, richt de Vlaamse regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ in. Een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis houdt in dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen.
In het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties – dient lokaal bestuur Aalter het projectvoorstel ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ in.
De centrale doelstellingen van het project ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ zijn:
De huidige raadpleegomgeving is een solide omgeving, maar berust op een goed geïnformeerde gebruiker die het jargon en reilen en zeilen van lokale besturen kent om zoekacties tot een goed einde te brengen. Het is geen omgeving waar een ‘doorsnee’ inwoner gemakkelijk inzicht krijgt in het werk van de lokale beleidsmakers.
Een toegankelijke en gebruiksvriendelijke raadpleegomgeving met lokale besluiten en reglementen vertrekt vanuit de noden van de inwoner. Voorbeelden van beleidsmatige informatienoden van de burger zijn:
Wanneer die vragen met een toegankelijke en gebruiksvriendelijke tool beantwoord kunnen worden, zal de burger dichter bij de lokale besluitvorming staan. Vanuit het lokaal bestuur wordt dan ook meerwaarde voor de burger gecreëerd wanneer de raadpleegomgeving de volgende functionaliteiten biedt:
Die functionaliteiten zullen van de raadpleegomgeving een slimme raadpleegomgeving maken. Ook in een hoedanigheid als ondernemer of vrijwilliger zijn die functionaliteiten bijzonder interessant voor de burger.
Deze functionaliteiten worden aangeboden in een uitbreiding op de bestaande web-gebaseerde raadpleegomgeving. De nieuwe functionaliteiten zullen hun volledige potentieel bereiken wanneer ze in een mobiele applicatie aangeboden kunnen worden aan de burger. Het is dan ook de bedoeling om een van de eerste add-ons te bouwen voor de lokale variant van de Mijn Burgerprofiel-app. Vlaanderen zal immers over geringe tijd een gemeente- of stadsapp aanbieden aan lokale besturen. Hiervoor kunnen dienstenleveranciers bijkomende app-modules ontwikkelen.
Opdat uiteindelijk de burger een overzicht van besluiten en reglementen op maat kan verkrijgen, is er een ontwikkelingstraject uitgetekend. Dat traject focust zich niet enkel op de frontend functionaliteiten voor de burger, maar voorziet ook de nodige ontwikkelingen achterliggend in de backend. Zo zal het notuleringspakket e-Notulen (Cipal Schaubroeck) of Notula (Green Valley) uitgebreid worden op vlak van annoteren en gelinkt notuleren. Ook de raadpleegomgeving van e-Notulen of Notula wordt uitgebreid met extra publicatie- en zoekfunctionaliteiten.
Dat gebeurt binnen een samenwerking met de teams LBLOD en OSLO van Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) om te verzekeren dat de ontwikkelingen gebeuren in overeenstemming met de visie van de Vlaamse overheid op gelinkt notuleren en open data. Het ontwikkelingstraject voorziet daarom ook de nodige ruimte voor lokale besturen, Vlaanderen en dienstenleveranciers om dit project te realiseren in overeenstemming met de ambities voor een open LBLOD-ecosysteem. Ter realisatie van het LBLOD-ecosysteem zal ten eerste onderzocht worden welke bijkomende datastandaardisatie dient te gebeuren in de vorm van applicatieprofielen. Ten tweede zal ontwikkelwerk gebeuren op de notuleringspakketten e-Notulen en Notula zodat de lokale besturen in de praktijk aan de slag kunnen met datastandaarden, annoteren en notuleren. Daarop aansluitend zullen ten derde de data van de notulen afgelegd worden naar een bestuursgecontroleerde databron van waaruit ze ook geconsumeerd en verrijkt kunnen worden door andere applicaties. Hierdoor zal het ten vierde mogelijk zijn om een rijke set aan data te oogsten in de slimme raadpleegomgeving zodat de burger daar een overzicht op maat kan verkrijgen. Agentschap Binnenlands Bestuur neemt hierin duidelijke rollen op met concrete deliverables voor de besturen en dienstenleveranciers.
Gemeente zonder Gemeentehuis biedt de opportuniteit om deze grootschalige transformatie op vlak van beleidsnabijheid voor de burger en gelinkt notuleren voor de lokale besturen te realiseren met een projectsubsidie van 80%. De lokale besturen die het projectvoorstel indienen, nemen een voortrekkersrol op en zetten de toon op vlak van gelinkt notuleren en open data voor de komende jaren.
Cipal Schaubroeck en Green Valley ondersteunen de lokale besturen bij de uitwerking van het projectvoorstel. Zij erkennen dat de lokale besturen conform de wet op de overheidsopdrachten zullen handelen in het aanduiden van een dienstenleverancier na de goedkeuring van het projectvoorstel door de projectjury en de Vlaamse regering.
De gemeenteraad bekrachtigt de goedkeuring tot samenwerking die gegeven werd door het college.