2022_GR_00130 - Gemeente zonder Gemeentehuis - samenwerking stad Mechelen dienst omgeving - bouwen aan dienstverlening - Bekrachtiging

DE NOOD:

Binnen de processen van de dienst omgeving zijn nog heel wat efficiëntiewinsten te halen. De druk op de “Omgevingsdiensten” bij lokale besturen is de laatste jaren exponentieel toegenomen. Enerzijds zijn er de externe maatschappelijke factoren die de druk op ruimte en kwalitatief wonen verscherpen, anderzijds gaat er binnen de werking van de lokale omgevingsdiensten nog veel tijd verloren aan zoekwerk en niet sluitende processen.

Als we naar de producten van onze “Omgevingsdiensten” kijken, dan zijn die te vatten in 3 categorieën:

• Producten via het omgevingsloket (vergunningen, verkavelingen)
• Producten niet via het omgevingsloket (notarisbrief, openbaarheid van bestuur, ROP, …)
• Informele vragen en besprekingen (mails, telefoon, vergaderingen, advies, …).

HET DOEL:

Het project gaat:

• Papegaaiwerk tot een minimum beperken (zoeken, overtypen, knip- en plakwerk en dergelijke)
• Omgevingsproducten maximaal automatisch opmaken, met alle beschikbare data en kennis.
• Data zodanig bijhouden en uitwisselen dat iedereen, eender waar en wanneer steeds over de dezelfde en meest accurate gegevens beschikt.
• De communicatie tussen burger en overheid eenvoudiger, eenduidiger, efficiënter maken.

Binnen het project zal gewerkt worden op 3 werven:

WERF 1 = PRODUCTEN VIA OMGEVINGSLOKET

Een omgevingsvergunning bestaat uit een analyse en de appreciatie. Voor de analyse hebben we nood aan brokjes data (erfgoed, zonering, RUPS, verordening,…), beslissingsbomen (als dit, dan dat…) en ruimtelijke analyses (watertoets, 3m van perceelgrens, ligt onder hoogspanning…).

Voorgestelde acties:

• Een centrale kennisdatabank waarin alle regels vervat zitten. Die kennisdatabank kan dan door onze softwareleveranciers, maar ook in Vlaamse toepassingen opgeroepen worden.
  Doel is: 1x “logica” ingeven en voor heel Vlaanderen (burger, professioneel, overheid) en in alle systemen (Geopunt, Watertoets, omgevingssoftware).
• Een standaardvorm voor omgevingsvergunningen vastleggen (zoals notarisbrief) zodat elke wijziging aan de wetgeving, de procedure of data zonder zoek- en aanpassingswerk naar de vergunning doorvloeit. Openbare onderzoeken worden veelal via aangetekende zendingen verstuurd. Dit is bijzonder inefficiënt (inzet medewerkers) en duur (kost aangetekende zendingen).
• Openbare onderzoeken via Mijn Burgerprofiel en Vlaamse Documentendienst versturen
• Maar ook inzage, inspraak, afspraak, terugmelding, briefwisseling maximaal automatiseren.

WERF 2 = PRODUCTEN NIET VIA OMGEVINGSLOKET

Lokale omgevingsdiensten worden bevraagd om bestaande data of dossierstukken op te leveren. Denk maar aan notarisbrieven, openbaarheid van bestuur, opvragen van dossier etc. Een centraal vergunningenregister, en de erbij horende automatische afhandeling, incluis monitoring en rapportering kan het aantal vragen aan een lokaal bestuur drastisch verminderen.

Voorgestelde acties:

• Handleiding, standaard en raamcontract uitwerken voor het inscannen en digitaal opslaan van papieren dossiers, meer bepaald alle historische vergunningen
• Opbouw van een centraal Vlaams vergunningenregister met historische en actuele (uit omgevingsloket) vergunningen dat juridisch, qua GDPR en auteursrechtelijk in orde is
• Vergunningen rechtstreeks op te vragen door burger, vereniging, ondernemingen
• Vergunningen stromen door naar bv. notarisbrief, openbaarheid van bestuur, Geopunt, …
• Monitoring en rapportering van opvraging, fouten, klanttevredenheid van de automatisch verstrekte informatie.

WERF 3 = UITWISSELEN VAN DATA

Een omgevingsdienst is binnen de lokale besturen een massaal gebruiker en leverancier van data. Het uitwisselen, opmaken en corrigeren van data is quasi in elk bestuur handwerk. Dit moet beter! Enerzijds vloeit de data van Vlaanderen niet tijdig (manuele download), niet performant (Services) of duur & complex (eigen automatisaties) door naar de lokale besturen. Bv. GRB, Erfgoed, Zonering, VHA, Wegenregister, Gebouwenregister, Adressenregister, CRAB en nog tal van andere. Anderzijds moeten lokale besturen in verschillende Vlaamse loketten gegevens manueel opladen, bv. bij RWO-Datamanager, Recht van Voorkoop, FODFIN,…

Lokale besturen moeten data manueel opmaken, corrigeren of aanvullen, denk maar aan de opmaak van het Register Onbebouwde Percelen, het corrigeren van dossiers als de perceelgrenzen verschuiven, het op verval nakijken van verkavelingen en rooilijnen, etc.

Als een lokaal bestuur eigen datasets aan de burger wil aanbieden dan moet het zelf in ICT-oplossingen investeren. Je kan wel de meta-data in Vlaanderen kwijt (beschrijvingen), maar moet zelf zorgen voor de nodige systemen om de data als download, service, GIS-kaart etc. aan te bieden.

Dit is technisch, financieel en organisatorisch voor de meeste lokale besturen onhaalbaar.

Door standaardisatie van datasets (bv. vuilbakken, speelpleinen…) zouden we de data voor heel Vlaanderen uniform kunnen aanbieden en zo in bv. geopunt, het Vlaamse Open Data Portaal etc. kunnen aanbieden.

Weerhouden acties:

• Automatische uitwisseling van data en documenten tussen Vlaamse en lokale overheden
• Vlaamse standaards (GRB, OSLO) als meta-data opnemen in het Vlaamse Open Data Portaal
• Automatische publicatie van lokale data volgens die standaard naar Vlaamse Open Data Portaal, Geopunt, e.a.
• Complexe datasets centraal aanmaken of corrigeren (bvb Dossiers die verschoven zijn buiten de perceelsgrenzen, register onbebouwde percelen, verkavelingen en rooilijnplannen op verval controleren).

WERF 4 = RELATIE TUSSEN KLANT EN OVERHEID

Vlaanderen wil dat alle vragen en documenten van een burger in diens “datakluis” bewaard worden. (SOLID-Project). Op zich is dat al een hele verbetering, door dit principe slim uit te bouwen kunnen we immers vraag/status/antwoord in al onze eigen systemen (GDPR conform natuurlijk) capteren. Zo kan een antwoord van de balie (in software x) doorstromen naar een omgevingsvergunning (in software y). Specifiek voor “Omgeving” is echter dat de vraag niet enkel betrekking heeft op de burger, maar ook op de locatie (perceel, gebouw, zone). Een vraag zoals “mag ik mijn voortuin verharden” van 1 burger, zou als antwoord voor alle percelen, gebouwen aan die straatkant moeten gelden. En als de burger zijn huis verkoopt… dan blijft dat antwoord nog altijd correct op die plaats.

Weerhouden acties:

• Door vraag, status, antwoord, document per burger (datakluis) op te slaan kan deze informatie naar de juiste gemachtigde overheid en systeem doorstromen (bv. vraag aan loket in software x stroomt door naar info voor vergunning in software y)
• Automatisch verstrekken van informatie aan burger (Info, beslissingen, documenten).

DE KENNIS, KUNDE & INZET:

Het project werd door de jury reeds als ambitieus, generiek uit te breiden en innovatief beschouwd. Het project bouwt oplossingen met impact op de werking van alle lokale besturen. 

Als het project wordt goedgekeurd zullen we van 1 november 2022 tot 1 november 2025 samenwerken. Er wordt voor dit project geen financiële inbreng gevraagd, maar wel kennis, inzicht, draagvlak en tijd!