In het kader van het relanceproject Vlaamse Veerkracht zal de Vlaamse overheid diverse types van digitaliseringsprojecten bij lokale besturen subsidiëren. Onder de noemer ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG), kunnen lokale besturen projecten indienen met een focus op innovatieve dienstverlening, digitale democratie of de werkplek van de toekomst. De omvang kan gaan van een proof-of-concept, over een thematisch afgebakend project tot zelfs een grootschalige transformatie. Afhankelijk van de gekozen focus en omvang van het project kunnen er subsidiegelden toegekend worden. Er is wel telkens 20% eigen inleg nodig. Lokale besturen moeten maximaal samenwerken rond deze digitaliseringsprojecten. Dit wordt vanuit GzG sterk aangemoedigd. In dat geval is er een samenwerkingsovereenkomst nodig.
Lokaal bestuur Nijlen werkt samen met stad Mechelen en meer dan dertig andere besturen. De bedoeling van het project 'Burgerloket' is een verregaande administratieve vereenvoudiging, automatisering en digitalisering van een aantal dienstverleningsprocessen binnen burgerzaken (verkiezingen, rijbewijzen, poliovaccinatie, reispassen, erkenning van een kind, aangifte van geboorte, huwelijken, wettelijke samenwoning, gezworenen, identiteitskaarten, slachtvergunning, voorlopige bewindvoering).
Overbodige processtappen zonder toegevoegde waarde worden geschrapt en noodzakelijke stappen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd. Dit gebeurt op een overkoepelende manier zodat niet elke gemeente op zich zaken moet automatiseren. De gekozen processen van burgerzaken staan al jarenlang op het ‘verlanglijstje’ van veel steden en gemeenten maar ze vereisen samenwerking overheen overheidsniveaus. Het draagvlak voor dit project blijkt ook uit de interesse van alle deelnemende gemeenten: van de grootste centrumsteden tot kleinere gemeenten en verspreid over heel Vlaanderen. Er zijn al veel pogingen ondernomen om de processen in dit project te vereenvoudigen. Vaak werd daarbij aan de kar getrokken door één gemeente. Dankzij dit project is er een samenwerking tussen heel veel gemeenten en wordt het draagvlak en de noodzaak voor vereenvoudiging beter aangetoond.
Door de Kafkamethode wordt aangetoond hoeveel administratieve vereenvoudiging kan gerealiseerd worden. Ook de publiciteit rond Gemeente zonder Gemeentehuis creëert opportuniteit en momentum. Dienst Administratieve Vereenvoudiging (federale overheid) is bereid om een coördinerende rol op te nemen in dit project. Zodoende worden alle vereenvoudigingstrajecten gecoördineerd door DAV, die de afgelopen jaren al heel wat ingewikkelde vereenvoudigingstrajecten zoals het centraal strafregister en DABS heeft gerealiseerd.
De gemeentelijke bijdrage tot het project (20%) wordt in de projectaanvraag opgevangen door de inzet van personeel: 10 dagen stuurgroep (i.c. coördinator dienstverlening), 44 dagen procesmanagement (i.c. klantenadviseur dienstverlening) en 22 dagen e- inclusie (afdeling sociaal en vrije tijd of in te vullen afhankelijk van de actie). Deze dagen zijn verspreid over de ganse looptijd van het project en wordt ingevuld door medewerkers die reeds in dienst zijn.
Bij de automatisatie en digitalisering van dienstverlening moeten burgers maximaal ondersteund worden in het vinden van de weg naar deze digitale dienstverlening. Dit kan op verschillende manieren: laagdrempelige hulp bieden via self-service, opleidingen, communicatie rond het gebruik van Mijn Burgerprofiel, … Elke gemeente vult dit in op maat van de noden van hun burgers.
Het project werd ingediend in februari 2022.
In mei 2022 werd de subsidie toegekend.
Dit project is de ideale opportuniteit om samen met veel andere gemeenten processen van Burgerzaken te automatiseren: hoe meer gemeenten deelnemen hoe duidelijker kan worden aangetoond dat deze vereenvoudigingen echt nodig zijn. Op lange termijn betekent dit een deel van de medewerkers anders kan worden ingezet, nl. voor complexere dossiers, intensievere dienstverlening / begeleiding van burgers die niet digitaal zijn,...
Dit project betekent ook een sterke administratieve lastenverlaging voor de burgers. Uit de bevraging van Deloitte kwam naar voren dat er een groot draagvlak is voor de digitalisering van de dienstverlening.
De processen worden samen uitgewerkt voor heel Vlaanderen samen met veel experten vanuit de gemeenten, steun van DAV, Burgerzaken Vlaanderen en Mijn Burgerprofiel.
De aanpassing van de gemeentelijke software wordt begeleid door Digipolis Antwerpen.
In het project wordt een sterke link gelegd tussen automatiseren / digitaliseren van onze dienstverlening en e-inclusie. Er kan geleerd worden van de projecten van de andere gemeenten, er kan input gevraagd worden van de anderen gemeenten,...
Door deel te nemen aan het project kan Nijlen mee de digitalisering testen, wijzigingen aanbrengen en matchen met onze dienstverlening, op een geïntegreerde manier de link leggen met e-inclusie en de missie en visie van het lokaal bestuur...
Na dit project zal de automatisatie en de digitalisering van de processen meer dan waarschijnlijk worden uitgerold in heel Vlaanderen. Door deel te nemen aan dit project is lokaal bestuur Nijlen daar dan helemaal klaar voor én is er een sterke link gelegd met de e-inclusie.
De gemeenteraad bekrachtigt de goedkeuring tot samenwerking die gegeven werd door het college.