2022_GR_00133 - Gemeente zonder Gemeentehuis - project virtuele burgerlijke stand in samenwerking met stad Herentals - Bekrachtiging

In het kader van het relanceproject Vlaamse Veerkracht zal de Vlaamse overheid diverse types van digitaliseringsprojecten bij lokale besturen subsidiëren. Onder de noemer ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ (GZG), kunnen lokale besturen projecten indienen met een focus op innovatieve dienstverlening, digitale democratie of de werkplek van de toekomst. De omvang kan gaan van een proof-of-concept, over een thematisch afgebakend project tot zelfs een grootschalige transformatie. Afhankelijk van de gekozen focus en omvang van het project kunnen er subsidiegelden toegekend worden. Er is wel telkens 20% eigen inleg nodig. Lokale besturen moeten maximaal samenwerken rond deze digitaliseringsprojecten. Dit wordt vanuit GZG sterk aangemoedigd. In dat geval is er een samenwerkingsovereenkomst nodig.

In het kader van oproep 5, innovatieve dienstverlening via een thematisch project, heeft  Cipal - Schaubroeck het project Virtuele Burgerlijke stand gelanceerd naar de lokale besturen.

Dit project wil een digitaal alternatief geven voor inwoners die verkiezen om een aangifte te doen op plaats en tijdstip van hun voorkeur. De bestaande fysieke aangiften op het gemeentehuis blijven behouden. Dit enerzijds voor de inwoners die de voorkeur bieden aan een fysieke ondersteuning en anderzijds voor de medewerkers die uit controle-overwegingen een aangifte fysiek willen beoordelen, bijvoorbeeld ingeval van vermoedens van schijnhuwelijk.

De processen die worden gedigitaliseerd en ontsloten via het smartloket en Mijn Burgerprofiel zijn: huwelijk, geboorte, overlijden, wettelijk samenwonen, erkenning van een kind (voor en na de geboorte).  

Samen met de deelnemende lokale besturen ontwikkelt Cipal - Schaubroeck een front- en backoffice module, om deze producten digitaal aan te bieden aan de burger (frontoffice) en (backoffice) de producten digitaal te verwerken.

Hoe gebeurt dit? 

Frontend

• Deze ‘producten’ worden aangeboden op de gemeentelijke website via het smart loket
• De digital ready inwoner beschikt over alle nodige tools om een digitale aangifte volledig online te kunnen afwerken en indienen. Hij/zij kan inloggen, invullen, staven met de nodige bewijsstukken, ondertekenen, betalen en plannen in een agenda
• Voor de overlijdensaangifte door de uitvaartondernemer wordt de implementatie van de e-loketoplossing Clarus voorgesteld.

Backend

• De digitale aangiften stromen rechtstreeks binnen in de bestaande backoffice toepassingen voor burgerlijke stand. Via extra functionaliteiten en schermen kunnen de medewerkers de digitale aangiften opvolgen, onderling dispatchen, aanvullen en volledig digitaal verwerken
• Koppeling met backoffice toepassing voor begraafplaatsen
• Maximaal hergebruik van gegevens door koppeling met DABS, RR en Agentschap Zorg en Gezondheid.

Mijn Burgerprofiel en e-Box

Gebruik van Vlaamse technische bouwstenen in het kader van de koppeling met Mijn Burgerprofiel om statussen, notificaties en documenten aan de burger te bezorgen.

De gemeentelijke bijdrage bestaat enerzijds uit personeelsinzet (15-tal dagen, op tien maanden tijd) en anderzijds uit een deel van de ontwikkelkost.

Dit project is ingediend in het kader van oproep 5 van 'Gemeente zonder gemeentehuis' op 27 mei 2022.

Dit project is een opportuniteit om samen met andere gemeenten de processen van burgerlijke stand te digitaliseren. Door mee te werken aan de ontwikkeling van de modules kan de eigenheid van onze dienstverlening worden meegenomen van bij de start en is er uitwisseling tussen verschillende lokale besturen.

De doorlooptijd van dit project is 10 maanden, door in te stappen in dit project kan er op korte termijn extra digitale dienstverlening aangeboden worden aan de burgers.

Door de kortingen op de gebruiksrechten is er ook een financieel voordeel op langere termijn.