Gemeentes moeten volgens het bestuursdecreet alle categorieën bestuursdocumenten waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen bekendmaken aan burgers in een centraal register. Digitaal Archief Vlaanderen (agentschap Facilitair Bedrijf) creëerde het register waarmee alle Vlaamse gemeentes hun series konden bekendmaken: het Serieregister. Digitaal Archief Vlaanderen organiseert ook het e-depot, waar gemeentes op kunnen intekenen om hun digitaal archief te bewaren.
Het Serieregister is gratis.
Het e-depot is niet verplicht en betalend.
Bestuursdecreet van 7 december 2018, specifiek Art. III.82.
Intekenen op het Serieregister: najaar 2022.
Aansluiten op het e-depot: 2023 (gefaseerde uitrol).
De Vlaamse Overheid heeft het agentschap Facilitair Bedrijf de taak toegewezen het centraal register van de Vlaamse Overheid te beheren. Het Serieregister is de uitwerking van dit centrale register. Het is dus verplicht om deze te gebruiken.
Intekenen op het Serieregister is gratis.
In dat kader heeft het agentschap Facilitair Bedrijf het Digitaal Archief Vlaanderen opgezet.
Digitaal Archief Vlaanderen richt ook een e-depot in waar lokale besturen optioneel op kunnen intekenen. Deze dienstverlening is echter wel betalend. Lokaal bestuur Nijlen heeft in haar meerjarenplan reeds gekozen om hierop aan te sluiten (MJP000825 deelname Digitaal Archief Vlaanderen) en werkt hiervoor samen met lokaal bestuur Berlaar. De aansluiting is eveneens opgenomen als actiepunt in het kader van interne organisatiebeheersing.
Om beide diensten te kunnen afnemen dient lokaal bestuur Nijlen toe te treden tot de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen. Hiervoor wordt een hoofdovereenkomst afgesloten met het agentschap Facilitair Bedrijf dat optreedt als aankoopcentrale.
Lokaal bestuur Nijlen wil in de eerste plaats al aansluiten op het Serieregister, aangezien het een wettelijke verplichting is en een vereiste om aan te sluiten op het e-depot.
De gemeenteraad keurt de toetreding tot de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen goed en sluit hiervoor de bijhorende hoofdovereenkomst met het agentschap Facilitair Bedrijf af.