2024_GR_00123 - Jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing - Kennisneming

Conform het decreet lokaal bestuur heeft het lokaal bestuur Nijlen in de gemeente- en OCMW raad van 11 juni 2019 het kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd. Dit kader is gebaseerd op de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Ter voorbereiding hiervan zullen ook steeds het managementteam en de leden van het vast bureau worden geïnformeerd.

Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur, in werking sinds 1 januari 2019.

De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen hanteert 10 thema’s om de doelstellingen omtrent organisatiebeheersing te bereiken, namelijk:

• Doelstellingen-, proces- en risicomanagement
• Belanghebbendenmanagement
• Monitoring
• Organisatiestructuur
• Personeelsbeleid
• Organisatiecultuur
• Informatie en communicatie
• Financieel management
• Facilitaire middelen
• ICT

Via een vragenlijst werd gepeild naar de realisatiegraad van de doelstellingen per thema van de Leidraad organisatiebeheersing. Minstens de leden van het MAT, leden van het college, de coördinatoren en de experts binnen het thema werden gevraagd de vragenlijst in te vullen. Afhankelijk van het thema werden nog bijkomende deelnemers bevraagd.

De vragenlijsten bestaan uit een aantal stellingen uit de basismaatregelen in de leidraad die werden beoordeeld op een schaal van 1 (helemaal oneens) tot 5 (helemaal eens).

De thema's Personeelsbeleid, Organisatiestructuur en Organisatiecultuur werden onder één vragenlijst ondergebracht omwille van het samenvallen met de Great Place to Work bevraging. In de zelfevaluatie moesten bijgevolg een aantal vragen niet terug opgenomen worden. De resultaten uit de Great Place to Work bevraging werden geïntegreerd in de resultaten van de zelfevaluatie.

Rekening houdend met onze eigen bevindingen en die van Audit Vlaanderen, vernieuwden we onze aanpak voor organisatiebeheersing.  

Onze aanpak voor organisatiebeheersing zal: 

• gelinkt worden aan onze missie en visie,
• afgestemd zijn op het meerjarenplan,
  
• opgestart worden vanuit een zelfevaluatie die dient als interne omgevingsanalyse,
• SMART geformuleerde acties en projecten bevatten die een antwoord bieden aan de risico’s uit de zelfevaluatie,
• op regelmatige tijdstippen opgevolgd worden,
• op deze manier een dynamisch en continu proces blijven,
• een onderdeel van de cultuur worden.

Ter beheersing van de risico’s die zichtbaar werden uit de resultaten van de zelfevaluatie en andere audits of onderzoeken zetten we de komende periode in op onderstaande projecten:

1. aankopen van een toepassing om de beleidsopvolging en -rapportering in te bouwen in de werking van de organisatie 
2. opmaken visie op monitoring en uitzetten monitoringsbeleid (inclusief beschikbare middelen en personeelscapaciteit): van ad hoc naar systematisch. 
3. uitrollen communicatiestrategie met focus op communicatie van visie, missie, doelstellingen, strategische acties en resultaten.
4. ontwikkelen van een hedendaagse visie op participatie: vernieuwd participatiebeleid en -reglement. 
5. inzetten op leiderschap en resultaatgericht werken met focus op:  
   • formuleren van duidelijke SMART-doelstellingen en acties in het nieuwe meerjarenplan,
   • sturen op doelen en resultaten uit huidig meerjarenplan,
   • evalueren en bijstellen op basis van data en rapporten,
   • uitdragen van onze organisatie brede waarden en normen. 
6. introduceren van gebiedsgericht werken als de nieuwe manier van werken om effectief resultaten neer te zetten.