2025_GR_00163 - Jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing - Kennisneming

In de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2025 werd het kader organisatiebeheersing voor de periode 2025-2031 goedgekeurd.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Ter voorbereiding hiervan zullen ook steeds het managementteam en de leden van het vast bureau worden geïnformeerd.

Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur, in werking sinds 1 januari 2019.

De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen hanteert 10 thema’s om de doelstellingen omtrent organisatiebeheersing te bereiken, namelijk:

• Doelstellingen-, proces- en risicomanagement;
• Belanghebbendenmanagement;
• Monitoring;
• Organisatiestructuur;
• Personeelsbeleid;
• Organisatiecultuur;
• Informatie en communicatie;
• Financieel management;
• Facilitaire middelen;
• ICT.

Rekening houdend met onze eigen bevindingen vanuit de zelfevaluatie in 2023 en die van Audit Vlaanderen, vernieuwden we onze aanpak voor organisatiebeheersing. 

Onze aanpak voor organisatiebeheersing is:

• gelinkt aan onze missie en visie;
• afgestemd op het meerjarenplan;
  
• opgestart vanuit een zelfevaluatie die dient als interne omgevingsanalyse;
• een SMART-geformuleerd plan van acties en projecten dat een antwoord biedt aan de risico’s uit de zelfevaluatie;
• op regelmatige tijdstippen opgevolgd;
• een dynamisch en continu proces;
• een onderdeel van de cultuur.

Het voorbije jaar hebben we sterk ingezet op:

• inbedden van opvolging en rapportering van ons MJP in de volledige organisatie  (aankopen en eigen maken van de nieuwe  tool, zodat we deze efficiënt en doelgericht kunnen inzetten voor de opvolging van het nieuw MJP);
• voorbereiding van de opmaak van een nieuw meerjarenplan met het opstellen van een omgevingsanalyse, inspiratienota en uitschrijven van de kaders vanuit de verschillende afdelingen (voorbereiding nieuwe legislatuur);
• regionale samenwerking zowel in de schoot van Igemo (Strategio oefening ) en in de samenwerking met IOK;
• interne communicatie, externe communicatie en informatiebeheer;
• informatieveiligheid;
• opstarten van een aantal HR - projecten: leercultuur, ons werkgeversverhaal, HR-indicatoren en van evaluatie naar feedback.

De komende periode werken we verder aan en zetten we extra in op: 

• risico's in kaart brengen voor alle sleutelprocessen;
• organisatiebeheersing volledig inbedden in het nieuw MJP - sturen op doelen en resultaten;
• uitrollen en verder opvolgen van de opgestarte HR-projecten;
• van ad-hoc meten naar structureel weten;
• patrimoniumbeheer en patrimoniumbeleid.