2025_OCMW_RMW_00018 - Kader organisatiebeheersing voor de periode 2025-2031 - Goedkeuring

Elk lokaal bestuur is verplicht een organisatiebeheersingssysteem op te zetten.

Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:  

• Het bereiken van de vastgelegde doelstellingen en het kennen en beheersen van risico’s 

• Het naleven van wetgeving en procedures  

• De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersrapportering  

• Een effectieve en efficiënte wijze van werken en economische inzet van beschikbare middelen  

• De bescherming van activa en het voorkomen van fraude.  

Het organisatiebeheersingssysteem van het lokaal bestuur Nijlen (gemeente, OCMW en AGB) bepaalt hoe dit gebeurt (bv. door middel van procedures, controlemaatregelen).  

Een goed uitgebouwd organisatiebeheersingssysteem zorgt ervoor dat de organisatie:  

• Weet waar ze naartoe wil (strategie en doelstellingen);  

• Weet of beseft wat de hinderpalen daarbij zijn (risico's voor het bereiken van de strategie en doelstellingen zijn gekend);  

• Acties onderneemt om de hinderpalen te beheersen en te optimaliseren (beheersmaatregelen worden genomen om de risico’s te beperken = remediëring).

Dat systeem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de dienst- en hulpverlening. Een aantal onderdelen van dit systeem is ook decretaal bepaald.  

Organisatiebeheersing is dus een middel om de doelstellingen te bereiken en een continue opdracht waar al de medewerkers dagelijks, al dan niet bewust, mee bezig zijn.

De algemeen directeur stelt, in overleg met het managementteam, het organisatiebeheersingssysteem vast. Het kader daarvoor is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.  

Audit Vlaanderen, het agentschap van de Vlaamse overheid dat audits uitvoert bij de Vlaamse administratie en lokale besturen gaat na of de aanpak van organisatiebeheersing adequaat is, formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan en volgt deze aanbevelingen steekproefsgewijs op. 

Audit Vlaanderen voerde in de periode april - mei 2024 een audit 'Aanpak organisatiebeheersing' uit. Het auditverslag bevatte volgende aanbeveling voor lokaal bestuur Nijlen:

De organisatie legt een adequaat kader voor organisatiebeheersing vast, legt dit ter goedkeuring voor aan de raden en past dit toe. Dit kader bepaalt minstens: 

• Welk model de organisatie wil hanteren om aan haar organisatiebeheersing te werken (bv. Leidraad Organisatiebeheersing);
• Met welke periodiciteit en op welke manier de organisatie stil wil staan bij haar eigen werking (via periodieke zelfevaluatie, een doorlichting door een externe partij, enz.);
• Hoe de algemeen directeur minstens jaarlijks rapporteert aan het politieke niveau over de mate waarin de risico’s beheerst zijn.

Decreet lokaal bestuur, artikel 217 - 220.

Lokaal bestuur Nijlen kiest de Leidraad ‘Organisatiebeheersing voor lokale besturen’ van Audit Vlaanderen als algemeen en gezamenlijk kader voor organisatiebeheersing.  

In de nota, als bijlage, wordt toegelicht hoe het organisatiebeheersingssysteem voor lokaal bestuur Nijlen (gemeente, OCMW en AGB) er uit zal zien voor de periode 2025- 2031.   

Het kader werd opgemaakt in samenwerking met het managementteam.